¿Cómo funciona la presentación electrónica aprobada por el estado de VRO?

Vital Records Online es una proveedor aprobado en California y Montana - lo que significa que presentamos solicitudes de registros vitales electrónicamente, directamente en el sistema de cada estado. Sin paquetes en papel, sin demoras en el envío por parte de la admisión y, en la mayoría de los casos, un procesamiento significativamente más rápido que las solicitudes por correo tradicionales.

Esta guía explica qué significa “aprobado por el estado”, cómo funciona el proceso de presentación en cada estado y qué puede esperar en cuanto al tiempo de respuesta.

¿Qué significa “proveedor aprobado por el estado”?

Un proveedor de registros vitales aprobado por el estado es un servicio privado que ha sido autorizado por la oficina de registros vitales del estado para presentar solicitudes electrónicamente en nombre de los clientes. La aprobación normalmente requiere que el proveedor cumpla requisitos estrictos en materia de verificación de identidad, seguridad de datos, manejo de registros y servicio al cliente.

Ser aprobada significa que su solicitud ingresa al sistema estatal de la misma manera que lo haría si el propio personal del estado ingresara: no a través de una sala de correo, ni a través de una cola de papel, sino directamente al proceso de procesamiento. Esto elimina la parte más lenta de una solicitud de registros vitales tradicional: el correo y los pasos de entrada manual de datos.

Estados aprobados: California y Montana

California: presentación electrónica con identificación de proveedor VRO

En California, VRO presenta solicitudes de registros vitales directamente al sistema del Departamento de Salud Pública de California utilizando nuestra identificación de proveedor única, formateada como VROXXXXXX. Esta es la misma identificación que utiliza el estado para identificar y rastrear las presentaciones de proveedores aprobados.

• Método de presentación: Envío electrónico directamente al sistema del CDPH
• Registros soportados: Actas de nacimiento, actas de defunción, actas de matrimonio y actas de divorcio.
• Velocidad de procesamiento: Más rápido que las solicitudes por correo impreso, aunque la respuesta real depende de la carga de trabajo actual del estado.
• Identificador: Su aplicación lleva el ID del proveedor de VRO (VROXXXXXX) para que el estado pueda rastrearla.
• Carta Jurada: California requiere un carta jurada notariada para copias certificadas autorizadas: VRO genera una carta jurada precargada con su pedido que usted imprime, firma, certifica ante notario y devuelve

Debido a que la carga de trabajo de California fluctúa, los tiempos de procesamiento pueden variar. La presentación electrónica elimina los retrasos en el correo en el lado de la admisión, pero el estado aún determina la rapidez con la que se producen los certificados. Para conocer las estimaciones de procesamiento actuales, consulte nuestra Página del certificado de nacimiento de California, Página del certificado de defunción de California, o Página del certificado de matrimonio de California.

Montana: respuesta rápida con retorno aéreo en 2 días

En Montana, VRO es un proveedor aprobado por el Departamento de Salud Pública y Servicios Humanos de Montana. Debido a que presentamos electrónicamente, el estado puede procesar solicitudes de proveedores aprobados en tan solo unos días hábiles – dramáticamente más rápido que las solicitudes de correo tradicionales.

• Método de presentación: Envío electrónico directamente a la Oficina de Registros Vitales de Montana
• Registros soportados: Actas de nacimiento, actas de defunción, actas de matrimonio y actas de divorcio.
• Velocidad de procesamiento: Generalmente unos pocos días hábiles
• Envío de devolución: Añadir un Sobre de devolución aérea de 2 días al finalizar la compra para obtener la entrega más rápida posible: las copias certificadas suelen llegar aproximadamente una semana después de realizar el pedido

La combinación de Montana de procesamiento rápido dentro del estado y envío de devolución aérea en 2 días lo convierte en uno de los estados más rápidos del país en recibir un registro civil certificado a través de VRO. Vea nuestro Página del certificado de nacimiento de Montana o Página del certificado de defunción de Montana para más detalles.

Comparación de la presentación electrónica con el correo tradicional

Las solicitudes por correo tradicionales pasan por varios pasos lentos: usted prepara la solicitud en papel, el sobre se envía por correo y se coloca en la cola de correo de admisión del estado, un miembro del personal lo abre e ingresa manualmente los datos en el sistema del estado, y solo entonces comienza el procesamiento.

La presentación electrónica a través de un proveedor aprobado elimina los pasos de entrada de correo y entrada manual. Sus datos llegan al sistema estatal a los pocos segundos de enviarlos, listos para que el secretario los verifique y procese.

• Sin cola de correo de admisión
• No hay entrada manual de datos por parte del personal estatal.
• Menos oportunidades de errores de transcripción
• Estado inicial más rápido en el sistema de seguimiento del estado

¿Qué pasa con otros estados?

Para los 48 estados restantes de EE. UU., VRO proporciona una completa servicio de archivo asistido. Preparamos un paquete de solicitud completo para usted: debidamente completado, con documentos de respaldo adjuntos, una etiqueta de devolución prepaga e instrucciones claras de envío. Usted firma y envía el paquete por correo, y el estado le envía su copia certificada directamente.

También puedes agregar Manejo acelerado con un sobre de devolución aérea de 2 días. al finalizar la compra para una entrega más rápida. VRO está trabajando activamente para convertirse en un proveedor aprobado en estados adicionales; actualizaremos esta página a medida que se agreguen nuevos estados.

Preguntas frecuentes

¿Cuesta más la presentación aprobada por el estado?

La presentación electrónica a través de un proveedor aprobado generalmente no agrega ningún costo estatal adicional en comparación con una solicitud en papel. Usted paga la tarifa estándar del estado más la tarifa de servicio de VRO. El procesamiento más rápido es un beneficio de la relación con el proveedor aprobado, no un nivel de servicio premium.

¿Puedo realizar un seguimiento de mi presentación electrónica?

Sí. Puedes seguir tu pedido en vitalrecordsonline.com/support/order. Nuestro equipo también monitorea su envío y hace un seguimiento con el estado si algo se retrasa o requiere corrección.

¿La presentación electrónica funciona para todos los registros vitales?

Sí. Tanto en California como en Montana, el estado de proveedor aprobado de VRO cubre certificados de nacimiento, certificados de defunción, certificados de matrimonio, y registros de divorcio.

¿Qué estados planea VRO agregar a continuación?

VRO trabaja continuamente con oficinas estatales de registros vitales adicionales para ampliar las relaciones con proveedores aprobados. Actualizaremos esta página a medida que se activen nuevos estados.