Llevar a alguien a casa: los documentos necesarios para repatriar restos a otro país
Cuando una familia decide llevar a alguien a casa, a México, a El Salvador, a Filipinas, a cualquier lugar de donde vino esa persona, el director de la funeraria se ocupa de la logística y la familia se ocupa del duelo. Lo que nadie maneja bien, según nuestra experiencia, es el papeleo que queda en medio, porque proviene de tres oficinas distintas, con tres plazos distintos, en un orden que no es obvio y que no se puede invertir. Hay familias que pierden vuelos por eso.
Este artículo trata de esos documentos y de ese orden. No explica qué es una apostilla ni cómo funciona el Convenio de La Haya; nuestra guía sobre apostillas para registros vitales de EE. UU. lo hace. No cubre los requisitos de las aerolíneas, las especificaciones de los contenedores ni las reglas de embalsamamiento, que corresponden a la funeraria y al transportista. Y no da una lista por país, porque esas listas las fija el consulado del país receptor y difieren entre sí. Lo que da es la estructura sobre la que se apoya cada una de esas listas.
Tres documentos, tres oficinas
Para un cuerpo que sale de Texas hacia México, el Manual de Registro de Defunciones del Departamento de Servicios de Salud del Estado de Texas enumera lo que "generally required" (se requiere generalmente): un Permiso de Entierro y Tránsito, una copia certificada del Certificado de Defunción de Texas y una Apostilla de la Oficina del Secretario de Estado de Texas. El manual añade que el director de la funeraria "may need to have the death certificate and Apostille translated into Spanish" (puede necesitar que el certificado de defunción y la apostilla se traduzcan al español). Para países distintos de México, la instrucción del manual es "check with the consulate of that country for specific requirements" (consultar con el consulado de ese país los requisitos específicos), y que se requiere un Permiso de Entierro y Tránsito siempre que un cuerpo salga del estado.
Texas es un solo estado, pero la estructura de tres partes es general. Dondequiera que haya ocurrido la muerte, la familia necesitará:
- Una autorización para sacar los restos del estado: el permiso de entierro y tránsito, el permiso de disposición o su equivalente, emitida por el registrador local del distrito donde ocurrió la muerte, una vez presentado el certificado de defunción.
- Una copia certificada del certificado de defunción, emitida por la oficina estatal o del condado de registros vitales a partir del registro asentado.
- Una autenticación de esa copia certificada para su uso en el extranjero, una apostilla para un país parte del Convenio de La Haya sobre la Apostilla, o una legalización consular para uno que no lo sea, emitida por la autoridad de apostillas del estado, normalmente el Secretario de Estado.
Tres oficinas. El registrador no emite apostillas, el Secretario de Estado no emite certificados de defunción y la oficina de registros vitales no emite permisos. Cada trámite tiene su propio formulario, su tarifa y su plazo, y el director de la funeraria puede encargarse de algunos, pero normalmente no de todos.
El orden es fijo: registrar, certificar, autenticar
La secuencia no se puede alterar, y la razón es lo que es una apostilla. El Secretario de Estado de California lo expresa con precisión, y la frase vale la pena memorizarla: una apostilla "authenticates the signature of a public official on a document for use in another country" (autentica la firma de un funcionario público en un documento para su uso en otro país). Certifica la autenticidad de la firma del funcionario, la capacidad en la que actuó y, cuando corresponde, el sello. Y luego: "The Apostille does not validate the contents of the document" (la apostilla no valida el contenido del documento).
Eso tiene tres consecuencias para una repatriación:
- La apostilla se adhiere a una copia certificada que tiene que existir primero. No hay nada que autenticar hasta que un registrador ha firmado una copia certificada. Así que se registra la muerte, se emite una copia certificada y solo entonces se envía la copia para apostillar. Registrar → certificar → autenticar, nunca al revés.
- Solo ciertas firmas califican. California, por ejemplo, puede emitir una apostilla sobre un acta de nacimiento o un certificado de defunción firmado por un secretario de condado o su adjunto, un registrador de condado o su adjunto, o el Registrador Estatal. Una copia firmada por un funcionario de salud local puede necesitar primero la certificación del secretario del condado, o su reemplazo por una copia del registrador del condado o del estado. Pregunta a la oficina de apostillas qué copia de qué oficina emisora aceptará antes de solicitarla.
- Una fotocopia no sirve. La página de solicitudes de California lo dice en pocas palabras: "A photocopy is not acceptable" (no se acepta una fotocopia). El documento que se apostilla es la copia certificada original, y la apostilla se adhiere físicamente a ella.
Y como la apostilla no valida el contenido, un consulado extranjero puede exigir igualmente una traducción de la que la apostilla no se ocupa; la nota del manual de Texas sobre la traducción al español es el ejemplo típico. La apostilla prueba que la firma del registrador es auténtica; no le dice a un funcionario mexicano lo que dice el documento.
Plazos y costos, en un estado cada uno
No vamos a darte una tabla de cincuenta estados con tarifas y plazos de apostilla; estaría equivocada en algún lugar la misma semana de su publicación. Dos datos verificados muestran la forma del problema.
En Texas, el Permiso de Entierro y Tránsito no tiene tarifa, pero el registrador local "shall not issue" (no lo emitirá) "until the Certificate of Death, completed in so far as possible, has been presented" (hasta que se haya presentado el Certificado de Defunción, completado en la medida de lo posible), de modo que el permiso espera al certificado, y el certificado espera al certificador médico. Si el calendario de la familia es ajustado, el certificador es la persona por la que hay que preguntar. En California, el Secretario de Estado cobra $20 por apostilla, más una tarifa de manejo especial de $6 por cada firma de funcionario distinto, solo en solicitudes presenciales; las solicitudes por correo se procesan "strictly in the order received" (estrictamente en el orden de recepción), y la oficina "cannot pull submissions for expedited service" (no puede adelantar solicitudes para servicio acelerado). El servicio el mismo día existe solo en persona, en Sacramento y Los Ángeles.
Junta esos datos y aparece el hecho clave para planificar: el paso de la apostilla es el que con mayor probabilidad no tiene opción de aceleración, y no puede empezar hasta que los otros dos estén hechos. Una familia que se entera de esto el primer día puede planificar en consecuencia; una familia que se entera en el aeropuerto, no.
Pide más copias de las que crees necesitar
La instrucción práctica más útil de este artículo: la copia certificada apostillada se entrega a la autoridad receptora y no regresa. Lo que se lleve el consulado, el registro civil extranjero o el cementerio en el otro país, se lo queda. Mientras tanto, la sucesión en casa seguirá necesitando copias certificadas para el banco, la aseguradora de vida, la pensión y el Seguro Social, y ninguno de ellos aceptará la copia que se fue a otro país.
El momento de pedir esas copias es el mismo en que se pide la que se va a apostillar, a la misma oficina, en una sola solicitud. Ese es el punto en el que el certificado de defunción y la apostilla se convierten en un solo trámite para la familia, y en el que un servicio que gestiona ambos puede ahorrar una segunda ronda de formularios. Si necesitas copias certificadas del certificado de defunción y una apostilla sobre una de ellas, solicitar el certificado de defunción y la apostilla juntos es la secuencia sensata. Vital Records Online es un servicio de terceros, no una agencia gubernamental; el certificado lo emite la oficina estatal de registros vitales, la apostilla la autoridad de apostillas del estado, y el consulado del país receptor decide qué acepta.
El consulado tiene la última palabra
Todo lo anterior es el lado estadounidense. El consulado del país receptor, el que cubre el lugar donde ocurrió la muerte, fija el resto: si quiere el permiso y el certificado apostillados o legalizados, si quiere una traducción y hecha por quién, si emite su propio documento de tránsito, qué debe certificar la funeraria sobre los restos. Esos requisitos difieren según el país y cambian sin previo aviso, y el consulado es la única fuente. Llama primero al consulado, con la estructura de tres documentos en mente, y pregunta qué necesita de cada uno.
El director de la funeraria normalmente ya habrá hecho esto antes y conocerá las costumbres del consulado. Si la muerte ocurrió en un estado sin consulado del país de destino, pregunta al director de la funeraria qué consulado tiene jurisdicción; no siempre es el más cercano.
Si la persona era ciudadana extranjera
El certificado de defunción de un ciudadano extranjero que muere en Estados Unidos se emite igual que el de cualquier otra persona, por el estado donde ocurrió la muerte. Nuestra guía para familias de ciudadanos extranjeros cubre ese certificado y quién puede solicitarlo; este artículo empieza donde aquel termina.
Preguntas frecuentes
¿Qué documentos se necesitan para enviar un cuerpo a México? Desde Texas, el manual del estado enumera un Permiso de Entierro y Tránsito, una copia certificada del certificado de defunción y una apostilla del Secretario de Estado, posiblemente con traducción al español. Confírmalo con el consulado mexicano que cubre el lugar del fallecimiento.
¿Puedo apostillar una fotocopia del certificado de defunción? No. La apostilla se adhiere a una copia certificada original emitida por la oficina de registros vitales. El Secretario de Estado de California indica claramente que no se acepta una fotocopia.
¿La apostilla prueba lo que dice el certificado de defunción? No. Autentica la firma, la capacidad y el sello del funcionario que firmó la copia certificada. No valida el contenido del documento, y un consulado puede exigir igualmente una traducción.
¿Me devuelven la copia apostillada? Por lo general, no. La autoridad receptora en el extranjero se la queda. Pide copias certificadas adicionales para uso en casa al mismo tiempo.
¿Se puede acelerar la apostilla? Depende del estado. California procesa las solicitudes por correo en orden de recepción sin aceleración; el servicio el mismo día es solo presencial. Consulta la página de la oficina de apostillas del estado donde se emitió el certificado.
