Cómo obtener una copia del Informe Consular de Defunción en el Extranjero (CRDA)
Cuando un ciudadano estadounidense fallece en otro país, a la familia suele decírsele que "consiga el acta de defunción". Lo que en realidad necesita en la mayoría de los casos es un Informe Consular de Defunción en el Extranjero, o CRDA, y no es un registro vital estatal. No se puede pedir como se pide un acta de defunción de Texas o de Florida, y casi siempre la familia lo descubre después de que un banco o una aseguradora rechaza lo que envió.
Esta guía explica qué es un CRDA, quién puede solicitar una copia y cómo funciona exactamente el trámite ante el Departamento de Estado de EE. UU. Las tarifas y los plazos que aparecen abajo se verificaron con la información del Departamento de Estado en agosto de 2026. Las tarifas gubernamentales y los tiempos de procesamiento cambian, así que confírmalos antes de enviar nada por correo.
Qué es el Informe Consular de Defunción en el Extranjero
Cuando un ciudadano estadounidense muere en el extranjero, la embajada o el consulado de EE. UU. del país donde ocurrió la muerte elabora el Informe Consular de Defunción en el Extranjero. Reporta la muerte del ciudadano con base en el registro de defunción emitido por la autoridad local, y es el documento que los bancos, aseguradoras, tribunales y agencias federales de EE. UU. suelen aceptar como prueba de la defunción.
- Quién lo crea: la embajada o el consulado de EE. UU. del país donde ocurrió la muerte.
- En qué se basa: el registro de defunción emitido por las autoridades de ese país.
- A quién cubre: solo a ciudadanos estadounidenses. El Departamento de Estado no emite un CRDA para residentes permanentes legales.
Por qué una oficina estatal de registros vitales no puede ayudarte
Un acta de defunción estadounidense la conserva la oficina de registros vitales del estado donde ocurrió la muerte, y por eso una muerte en otro estado siempre tiene un custodio estatal claro. Una muerte en el extranjero no lo tiene. Ningún registrador estatal guarda el documento, ningún secretario del condado puede producirlo y ninguna oficina estatal puede certificarlo.
El custodio es la Passport Vital Records Section del Departamento de Estado, y toda solicitud se envía allí por correo en un formulario específico. No hay atajo estatal ni alternativa a nivel de condado, y entenderlo antes de empezar a hacer llamadas ahorra mucho tiempo.
Quién puede solicitar una copia
El Departamento de Estado emite copias de los CRDA registrados desde 1975 en adelante a dos grupos:
- Los parientes más cercanos (next of kin) de la persona fallecida.
- La representación legal que actúa para fines sucesorios.
Es un criterio más estricto que el de muchas oficinas estatales de registros vitales, donde a veces un grupo más amplio de familiares puede pedir una copia certificada. Si no eres pariente más cercano ni representas a la sucesión, no te emitirán una copia, y conviene resolver esa pregunta dentro de la familia antes de que alguien llene un formulario.
Cómo solicitar una copia con el formulario DS-5542
Las solicitudes se hacen con el formulario DS-5542 y se envían por correo a la Passport Vital Records Section. Los pasos son sencillos, pero cada uno tiene un detalle que provoca devoluciones.
- Llena por completo el formulario DS-5542. Es el formulario que se usa para pedir copias certificadas de registros vitales de ciudadanos estadounidenses generados en el extranjero.
- Firma ante un notario público. El Departamento de Estado recomienda expresamente firmar ante notario para evitar demoras.
- Incluye una fotocopia de tu identificación.
- Incluye el pago. A nombre de "U.S. Department of State". Debe ser pagadero en dólares estadounidenses a través de un banco de EE. UU. No envíes efectivo.
- Envía el paquete a U.S. Department of State, Passport Vital Records Section, 44132 Mercure Cir., PO Box 1213, Sterling, VA 20166-1213.
Las instrucciones vigentes completas están publicadas por el Departamento de Estado en su página sobre cómo solicitar una copia del CRDA.
Costo, plazos y la opción urgente que no existe
Aquí importan tres cifras, y la tercera es la que sorprende a las familias.
- La tarifa es de $50 por cada registro que solicites. Es una tarifa gubernamental que se paga al Departamento de Estado.
- El procesamiento tarda de 4 a 8 semanas una vez que la solicitud llega a la oficina. El tiempo de correo se suma en ambos sentidos.
- No hay servicio urgente. A diferencia de una solicitud de pasaporte, no puedes pagar más para acelerarlo.
Como no hay opción urgente ni forma de acortar la espera, pide de una vez todas las copias que creas necesitar en lugar de descubrir tres semanas después que te faltan dos. Las sucesiones, los reclamos de seguros de vida, las pensiones y las transferencias de propiedad suelen exigir cada una su propia copia certificada, y una segunda solicitud reinicia el reloj desde cero.
Defunciones registradas antes de 1975
La Passport Vital Records Section emite copias de los CRDA registrados desde 1975 en adelante. Para un CRDA emitido antes de 1975, el Departamento de Estado remite a los solicitantes a la Administración Nacional de Archivos y Registros (NARA). Esto importa sobre todo en investigación genealógica y en sucesiones antiguas que apenas ahora se están resolviendo.
El acta de defunción extranjera es un documento aparte
El CRDA es el registro estadounidense de la defunción. El país donde ocurrió la muerte habrá emitido su propio registro, y los dos no son intercambiables. Algunas instituciones piden también el documento local, normalmente con traducción certificada y, en ocasiones, con autenticación para que se acepte aquí.
Si un documento extranjero debe reconocerse en Estados Unidos, o un documento estadounidense debe reconocerse en el extranjero, esa es una cuestión de autenticación distinta. Nuestra guía sobre cómo obtener una apostilla para registros vitales de EE. UU. usados en el extranjero explica cómo funciona ese proceso y cuál es la autoridad competente.
Dónde encaja esto al resolver la sucesión
Una muerte en el extranjero rara vez termina en el CRDA. Las sucesiones suelen necesitar además registros estadounidenses que la persona dejó atrás: un acta de matrimonio para acreditar al cónyuge sobreviviente, un acta de nacimiento para acreditar el vínculo de un hijo o un acta de defunción de un familiar que falleció en Estados Unidos. Esos son registros vitales estatales normales y se piden de la manera habitual mientras la solicitud del CRDA está en camino.
Vital Records Online es un servicio de terceros y no una agencia gubernamental. No podemos obtener un CRDA por ti, porque el Departamento de Estado los emite directamente solo a parientes cercanos y representantes de la sucesión. Sí podemos ayudarte con los registros vitales estatales que esa misma sucesión suele necesitar. Si la sucesión también requiere documentos estadounidenses, puedes solicitar un acta de defunción certificada mientras esperas, y nuestros recursos de planificación patrimonial explican qué documentos suelen aparecer.
Preguntas frecuentes
¿El Informe Consular de Defunción en el Extranjero es lo mismo que un acta de defunción?
No exactamente. Cumple la misma función práctica en Estados Unidos y suele aceptarse como prueba de la defunción, pero lo emite el Departamento de Estado y no una oficina estatal de registros vitales, y reporta una muerte ocurrida en otro país.
¿Cuánto cuesta una copia del CRDA?
El Departamento de Estado cobra $50 por cada registro solicitado. Es una tarifa gubernamental, independiente de la tarifa de cualquier servicio de terceros.
¿Puedo pagar para recibir la copia más rápido?
No. El Departamento de Estado no ofrece servicio urgente para copias del CRDA. El procesamiento tarda de 4 a 8 semanas tras recibir la solicitud.
¿Puede solicitarla un nieto o un hermano?
Las copias se emiten a parientes más cercanos y a la representación legal para fines sucesorios. Que un familiar específico califique depende de las circunstancias, así que comunícate con la Passport Vital Records Section antes de enviar una solicitud si tienes dudas.
¿Y si la muerte ocurrió antes de 1975?
Comunícate con la Administración Nacional de Archivos y Registros. La Passport Vital Records Section solo emite copias de CRDA registrados desde 1975 en adelante.
